Superar la burocracia en el negocio

Los líderes de negocios rara vez se expresan con una voz única, pero si hay un tema en que podemos garantizar que estarán de acuerdo, es la carga que enfrentan debido al cumplimiento regulatorio o la burocracia (red tape).

Si no se está objetando una nueva ley, el lamento será que el volumen total de reglamentaciones es demasiado grande para que los negocios puedan enfrentarlo. Pero si un negocio cumplidor es habitualmente sinónimo de un negocio bien llevado, con seguridad la pregunta no es cómo bajar la carga regulatoria sino cómo llevar la delantera, beneficiarse de la reglamentación y transformarla en una fuente de ventaja competitiva. Luego, ¿puede la reglamentación ser una luz verde para la innovación y una mayor rentabilidad más que sólo burocracia (red tape)?

Este artículo analiza cómo los negocios pueden adoptar un enfoque positivo con respecto a la reglamentación y, con procesos de negocio fuertes y el apoyo de la herramienta de manejo del cumplimiento adaptativo de Sinclair Knight Merz (SKM), TrackRecord, encender esa luz verde.

Siempre habrá una reglamentación poco práctica, difícil o innecesaria, pero la gran mayoría de las medidas de cumplimiento se traducen en un beneficio, que puede consistir en garantizar la seguridad, establecer un punto de referencia para la calidad del producto, poner un precio a los impactos ambientales, proteger al consumidor de las malas prácticas de negocios o proporcionar un trato más justo a los grupos de interés, los inversionistas y la sociedad en general.

Si el volumen de cumplimiento que enfrenta un negocio es significativo, lo cual puede suceder incluso en organizaciones más pequeñas, la tarea real consiste en no abrumarse sino en desarrollar procesos y herramientas para identificar y cumplir con los requerimientos prácticos dentro de los períodos de tiempo requeridos, una y otra vez. Centrar el esfuerzo de la administración en lo que es esencial, y desarrollar sistemas simples para manejar lo demás, marcará la diferencia. Los mejores negocios desafiarán y evaluarán a sus socios y gerentes para obtener mejoramiento, innovación y valor del negocio a partir de la reglamentación; no la considerarán como una excusa o distracción del desempeño del negocio.

Entonces, ¿cuáles son los pasos que debería adoptar un negocio para beneficiarse del cumplimiento? En resumen, debe:

1. Identificar los reglamentos que cubren las actividades en cuestión, tanto nacional como internacionalmente, y si son estatutarios o están abiertos a un grado de evaluación y justificación de riesgo o simplemente son mejores prácticas. 
2. Entender las expectativas del regulador y las sanciones por el incumplimiento de cada medida. Estas pueden ir de notas de advertencia, a simples multas o incluso juicios legales y en algunos casos de salud y seguridad, demandas de responsabilidad
   personal a los directores individuales. 
3. Realizar una auditoría de los reglamentos relevantes. Se debe considerar preguntas positivas, tales como: ¿Qué resultados están intentando obtener los reglamentos? ¿Cómo benefician a los diferentes grupos de interés la respuesta o las acciones con respecto a estos reglamentos? ¿Qué posición están adoptando sus competidores o pares de la industria? ¿Podría una respuesta proactiva generar innovación y un nuevo pensamiento de negocio a uno o más de sus procesos comerciales o segmentos de productos? ¿Puede aprovechar una ventaja competitiva o mejorar su reputación comercial ante los grupos de interés adoptando una posición de liderazgo sobre un reglamento en particular? ¿Quiere ser considerado como “el mejor de su clase”, “uno del montón” o “haciendo lo mínimo por cumplir”? 
4. Destacar las normas de auditoría que puedan marcar una diferencia esencial para su negocio – tanto positiva como negativa. Dividirlas en categorías y clasificarlas según su importancia para el negocio, incluyendo potencialmente la variación de la norma por región o por proyecto. 
5. Identificar a los socios del negocio, incluida su cadena de suministro, que puedan ayudarle a manejar su carga regulatoria. Aunque tal vez no pueda descargar la responsabilidad, el cumplimiento regulatorio a menudo puede ser “externalizado” de manera que los negocios se puedan centrar en los procesos principales. 
6. Proporcionar a los gerentes del negocio las herramientas, los Indicadores de Desempeño Clave (KPI por su sigla en inglés) y las pautas para manejar la reglamentación, de modo que puedan integrar el cumplimiento a su función, sus procesos y entregables, y no tratarla como un componente adicional. Con frecuencia se requiere abordar el cambio de cultura, siempre y cuando se proporcione el apoyo, los recursos y la capacitación como parte de esta combinación.
7. Desarrollar KPIs – un tablero de cumplimiento – y las herramientas de elaboración de informes que permitan a los gerentes de alto nivel mantener un registro de las tendencias de los problemas de cumplimiento críticos. Identificar y recompensar a los líderes de la organización y medir los impactos del buen cumplimiento en los resultados finales. 
8. Crear un registro de auditoría de la evidencia de cumplimiento. Seguir las normas no sirve de nada si esto no se puede demostrar a los reguladores.

En resumen, usted debería intentar ser tan exigente en el retorno sobre la inversión del cumplimiento como lo sería en cualquier otra área de su negocio. Debería integrarlo a los procesos de negocios principales y evitar la mentalidad de “marcar casillas” de algunos gerentes que piensan que el cumplimiento debería usar una mínima cantidad de tiempo y recursos, para poder dedicarse al “trabajo real”.

Como ejemplo de un enfoque proactivo para gestionar el cumplimiento, SKM ha trabajado con una empresa minorista de alimentos líder en el Reino Unido, en su red de locales a nivel nacional, con el fin de obtener beneficios para el negocio a partir del cumplimiento. Las empresas minoristas de alimentos se enfrentan a una serie de reglamentos, desde higiene de salud hasta administración de la propiedad, además del desafío de salud y seguridad de gestionar millones de entregas a proveedores y visitas de consumidores todas las semanas. En conjunto, SKM y la empresa de alimentos han desarrollado sistemas y procesos basados en la herramienta de manejo adaptativo del cumplimiento de SKM, TrackRecord, para proporcionar a los gerentes de las instalaciones, tanto en las tiendas como en las oficinas corporativas, la capacidad de manejar un amplio rango de demandas de cumplimiento e identificar las ideas que realmente pueden beneficiar al negocio.

El manejo del cumplimiento ayuda ahora al minorista a establecer prioridades de inversión, impulsa el ahorro en los resultados finales y mejora su reputación frente a los clientes. Al mismo tiempo, los niveles de cumplimiento en la red de locales de venta han subido significativamente, la carga administrativa ha bajado, los grupos de interés relevantes reciben la información requerida y existe sólido un registro de seguimiento para satisfacer a los reguladores.

En otros sectores y con otros clientes, la carga de cumplimiento varía y la reglamentación crítica será diferente. Lo que es importante para un minorista que trabaja dentro de un marco legislativo del Reino Unido/Unión Europea no será igual para una compañía de energía en los Estados Unidos, un proyecto de infraestructura minera en Australia Occidental, o un contratista que está construyendo una carretera en Singapur. No obstante, los problemas principales son los mismos. Usted no solo debe entender el marco regulatorio y asegurarse de que se cumpla, sino que se debe obtener beneficios reales y ventajas competitivas de ese esfuerzo. Debe incorporar en su organización una mentalidad que indique que la reglamentación es una luz verde para la innovación y la rentabilidad y no una maraña enredada de “burocracia”. Luego, el primer paso que debe dar cada organización es comprometerse a participar positivamente en el cumplimiento regulatorio y avanzar con luz verde, no detenerse en la roja.

Sabía usted que el término “red tape” (“cinta roja”) data del siglo 16 cuando Enrique VIII de Inglaterra acosó al Papa con cerca de 80 peticiones con respecto a la anulación de su matrimonio con Catalina de Aragón – cada una amarrada y sellada con la tela roja obligatoria. Incluso hoy, la mayoría de los documentos legales en el Reino Unido son amarrados con una tela roja o rosada. En los Estados Unidos, la frase se originó de la práctica de amarrar los registros de los veteranos de la Guerra Civil con tela roja asargada.